Wie Groupware Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen kann

Immer häufiger müssen Teams räumliche und/oder zeitliche Distanzen überwinden. Der Einsatz von Groupware unterstützt sie dabei in ihrem Unternehmensalltag und optimiert bzw. ermöglicht sogar erst die Zusammenarbeit. Wer kann sich schließlich heute noch vorstellen ohne gemeinsame Terminkalender oder gar E-Mails zu arbeiten?

Es gibt eine Vielfalt von Groupware-Produkten, wie Microsoft Office und Lotus Notes, die über unterschiedliche Schwerpunkte verfügen, aber meistens folgende Kernfunktionen besitzen:

E-Mail, Termin, Kontakte, Notizen, Aufgaben

Diese bilden bereits heute alle relevanten Kommunikations- und Interaktionsmöglichkeiten in Unternehmen ab.

Wir stellen immer wieder fest, dass gerade die allzeit verfügbaren Kommunikationswege einen „intensiven Austausch“ fördern – bis hin zu dem Punkt, dass eigentlich wertvolle Informationen „verloren“ gehen. Um dies zu vermeiden, ist eine Integration von Groupware – mit anderen im Unternehmen genutzten Systemen – unabdingbar, insbesondere wenn es um CRM und somit um den Aufbau und die Pflege von Kundenbeziehungen geht.

Aber wie kann eine Groupware-Integration mir weiterhelfen und nach welchen Kriterien werden Mehrwerte definiert?

Hierfür habe ich für Sie neun Bewertungskriterien für eine erfolgreiche Groupware-Integration zusammengestellt:

1.      Unternehmensstrategie Weichen Sie Systemgrenzen durch die Verknüpfung Ihrer Groupware mit Ihrem CRM auf, um einen einheitlichen Blick auf Ihre Daten zu garantieren.
2.      Branchen-Charakteristika Passen Sie die Groupware an Ihre branchenspezifischen Anforderungen an.
3.      Usability Gestalten Sie die Groupware-Integration einfach und intuitiv, unabhängig von der Oberfläche. Sie sollte bei der Arbeit unterstützen – nicht behindern.
4.      Transparenz Helfen Sie Ihren Mitarbeitern zu verstehen, warum eine Verknüpfung von Groupware und CRM wichtig ist. Zeigen Sie ihnen die Mehrwerte in ihren täglichen Arbeitsabläufen.
5.      Awareness Erzeugen Sie bei Ihren Mitarbeitern ein Gefühl von „Be part of it“.
6.      Flexibilität Stellen Sie sicher, dass die Groupware Integration einfach ist und dem Nutzer Gestaltungsfreiheit in seinen Prozessen gibt.
7.      Balance Beachten Sie, dass die Groupware-Integration sowohl die Anforderungen vom Unternehmen als auch von den Angestellten erfüllt. So kann sie Mehrwerte auf allen Ebenen des Unternehmens bieten.
8.      Integrierbarkeit Sorgen Sie dafür, dass die Groupware-Integration zwischen bspw. CRM und Microsoft Outlook parallel agiert und Mehrwert generiert.
9.      Anpassbarkeit Bedenken Sie bei der Auswahl einer Groupware die Anpassbarkeit an die unternehmensinternen Anforderungen.

Unter Berücksichtigung der oben aufgeführten Kriterien können Sie Ihr CRM und die Groupware so integrieren, dass Sie Zeit gewinnen und  Kosten senken.

Denn eine Groupware kann Mehrwerte generieren, wenn sie

  • von allen akzeptiert und genutzt wird!
  • die richtigen Daten zur Verfügung stellt!
  • auf die Anforderungen und Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter eingeht!

Die einfache und nahtlose Integration von CRM mit Ihrer Groupware komplettiert Ihre Sicht auf den Kunden. Eine intuitive Bedienung rundet diese tolle Funktionalität ab. Deswegen mein Tipp für Sie: Beschäftigen Sie sich mit einer Groupware-Integration für Ihre CRM-Lösung.

Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen gerne in den Kommentaren oder per Mail an den Autor mit!

Sollten Sie auf der Suche nach einem CRM System mit standardmäßig vorhandener Groupware-Lösung sein. Im nächsten Artikel zeigen wir Ihnen an einem praktischen Beispiel, wie einfach die Groupware-Integration mit SAP Hybris Cloud for Customer und Microsoft Outlook.

written by
Roberto Wahl
Roberto Wahl verantwortet als Beratungsleiter den Bereich SAP Customer Relationship Management (CRM) bei der Camelot ITLab. Seine langjährige Markt- und Industrieerfahrung beruht auf Planung und Umsetzung unterschiedlichster CRM-Initiativen großer deutscher Unternehmen aus zahlreichen Branchen. Er ist Experte für alle Produkte rund um den Customer Engagement and Commerce-Prozess (SAP CEC) der SAP und teilt sein Wissen gerne regelmäßig mit Ihnen auf diesem Blog.

Dieser Post ist außerdem verfügbar in: Englisch

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